среда, 2 сентября, 2026
С течением времени в условиях глобализации возрастает роль информации. Это привело к ужесточению требований в сфере управления документацией для учреждений всех форм собственности. Кроме того необходимы стандартные принципы управления не только традиционными «бумажными» документами, но и электронными, которые имеют уже большое распространение. Именно поэтому международная организация по стандартизации ИСО (ISO) взялась за разработку нового семейства стандартов – «Системы менеджмента документов».
Целью нового проекта станет разработка стратегического подхода, в рамках которого информационные ресурсы организации рассматриваются как хранилища знаний и деловые активы. В первую очередь будут определены информационные активы, которые включают в себя информацию об операциях и программах, необходимы для достижения результатов и оценки эффективности деловых операций и т.д. В результате управление документацией будет интегрировано в процессы планирования, организации, управления и контроля.
В предварительной версии стандарт будет иметь трехчастную структуру.
Первая часть – «Основные положения и словарь» – это основополагающий документ для системы стандартов серии. В нем определены основные понятия системы менеджмента документов, описаны стандарты ИСО (ISO), которые взаимосвязаны с разрабатываемой системой.
Вторая часть – «Требования». Требования к системе управления документации должны помочь компании разработать политику управления документам и создать методику мониторинга и контроля эффективности своей деятельности. В общем и целом, эти шаги направлены на реализацию миссии и стратегии организации. Текст стандарта повторяет известную модель «Спланировать – Выполнить – Проверить – Исправить и улучшить».
Третья часть – «Руководства», состоит из двух стандартов: «Система менеджмента документов. Руководство по внедрению» и «Система менеджмента документов. Руководство по самооценке».
Первичные проекты документов «Основные положения и словарь» и «Требования» уже подготовлены. И хотя время выхода нового стандарта точно еще не определено, предполагается, что его разработка займет около двух лет.
Организация по сертификации уже разработала и выпустила свыше 17 тысяч стандартов. Наибольшим успехом пользуются серии ИСО 9000 (ISO 9000) на систему менеджмента качества, и ИСО 1400 (ISO 14 000) на систему экологического менеджмента.
Специалисты полагают, что стандарты системы управления документами ожидает больший успех и еще более широкое распространение, а в некоторых отраслях предлагаемая система может стать фактически обязательной.
